CASESTUDIESSimple SimonHR Facility
AI-aangedreven planning en inspectie voor HR Facility
Ontdek hoe Triad HR Facility heeft geholpen om handmatige planningswerkzaamheden te elimineren en voltooide inspecties automatisch om te zetten in bruikbare tickets.
OVERZICHT
Operationele AI die elke inspectie omzet in actie
HR Facility is een Nederlands vastgoedbeheerbedrijf dat een toenemend aantal onderhoudstickets voor meerdere panden afhandelt. Het planningsteam besteedde een groot deel van elke dag aan het handmatig aanmaken van werkopdrachten, het herschikken van schema's bij dringende klussen en het opvolgen van inspecties in de inspectie-app zonder gestructureerde workflow.
UITDAGINGEN
Handmatig plannen vertraagde de hele operatie
Elke dringende klus of herschikking vereiste handmatige tussenkomst. Planners waren voortdurend bezig met het verschuiven van werkorders in plaats van zich te concentreren op uitzonderingen. Tegelijkertijd bleven voltooide inspecties wachten tot iemand ze oppikte, een ticket aanmaakte, contact opnam met de huurder en uiteindelijk het werk boekte. Stappen werden overgeslagen, tickets kwamen tot stilstand en de planning bleef onvoorspelbaar.
Hoe maak je de planning voorspelbaar en zorg je ervoor dat elke inspectie automatisch leidt tot follow-up, zonder meer mensen aan het team toe te voegen?
Voltooide inspecties bevatten waardevolle signalen, maar zonder automatisering vertaalt die data zich zelden snel genoeg in actie.
OPLOSSINGEN
Twee automatiseringen, één systeem
Triad heeft twee AI-automatiseringen gebouwd die samenwerken als een enkele pijplijn, waarbij Simple Simon het leidende systeem is.
- Werkopdrachten worden automatisch aangemaakt op basis van vaste regels, met vooraf ingevulde verplichte velden en dubbele invoer wordt voorkomen
- Binnenkomende taken worden gepland op basis van beschikbare capaciteit, de juiste vakkennis en combinatieregels voor route-efficiëntie
- Dringende taken en herschikkingen volgen een vaste route met duidelijke logica en volledige logging, zodat planners alleen echte uitzonderingen afhandelen
- Voltooide inspecties in de inspectie-app worden automatisch omgezet in gestructureerde tickets met foto’s en context bijgevoegd
- Huurders ontvangen een standaard vaste opvolgflow met een duidelijke keuze, gevolgd met statusupdates en een volledige audit trail
- Indien binnen 14 dagen geen reactie wordt ontvangen, wordt er automatisch een werkopdracht aangemaakt en volgt dezelfde planningsstroom
RESULTATEN
Rustigere planning. Geen tickets achtergelaten.
Planners behouden de controle en richten zich op de uitzonderingen. Het systeem regelt de rest, zodat hetzelfde team meer werk aankan zonder extra mensen.
2
AI-automatiseringen
100%
Inspecties naar tickets
0
Handmatige stappen
CASESTUDIES
